Принцип Парето: как применять в реальной жизни

Что это? Принцип Парето объясняет, что зачастую всего 20 % стараний позволяют добиться 80 % результата. Получается, что небольшой процент причин ведет к значительно большему конечному результату.

Что дает? Понимание данного правила позволит предпринимать действия, необходимые для достижения высоких показателй.

Что такое закон Парето

Принцип (закон) Парето, открытый в 1896 году, получил свое название в честь экономиста Вильфредо Парето из Италии. Он рассчитал, что около 80 % земель в Италии принадлежат 20 % населения. 

Специалист отметил идентичную закономерность в собственном саду: 20 % растений позволяют получить 80 % от общего урожая. С точки зрения математических расчетов данное положение описывается пропорциональным распределением двух величин, где изменение одной, соответственно, меняет и другую.

Этот феномен может называться по-разному:

• Принцип Парето.
• Закон минимума важных действий.
• Правило «80/20» (широко используемое название).
• Принцип неравномерности распределения.

Правило «80/20» – это не математическая формула. Данная мнемоническая закономерность находит свое отражение в экономической среде, в распределении времени и в спорте.

Примеры, демонстрирующие суть закона Парето:

• 20 % плодовых растений дают 80 % урожая фруктов.
• 80 % прибыли компания получает от 20 % клиентской базы.
• 20 % игроков команды приносят 80 % очков от общего их числа.

Зачем нужен принцип Парето

Принцип Парето позволяет определить, в каких направлениях следует сконцентрировать силы для получения лучшего результата. Использование данного правила в различных жизненных ситуациях позволит существенно сократить затраты времени, финансов и энергии.

Каждый человек сталкивался с ситуацией, когда весь день занят делами, но к вечеру оказалось, что ничего существенного не сделано. Так бывает из-за привычки решать мелкие задачи, а сложные вопросы откладывать на потом.

К примеру, перед менеджером поставлено 10 задач на рабочий день. Две из них серьезные: сформировать коммерческое предложение для нового клиента и подготовить документацию для отгрузки крупной партии продукции. 

Остальные простые: связаться с поставщиками сырья, выслать письмо с гарантийными обязательствами, записаться на прием в банк и др. Они легко выполнимы, и менеджер начинает заниматься их решением. К концу рабочего дня нередко оказывается, что основные дела не сделаны, потому что мелкие поглотили все время.

Не стоит поддаваться соблазну решать только легкие задачи. Прежде чем начать работу, спросите себя: «Это задание относится к 20 % основных дел или к 80 % неважных задач?» Сначала это кажется сложным, но, набравшись опыта, вы научитесь легко определять, какие дела действительно полезнее сделать в первую очередь.

Основные принципы закона Парето

Принцип Парето опирается на нескольких важных постулатов. Основные отражены в его формулировке, но есть еще и иные установки:

• Чем больше задач одновременно реализуется, тем более низкий уровень общей продуктивности.
• Дисбаланс не исчезнет, даже если количество выполняемых малоэффективных действий удастся сократить.
• На результат могут воздействовать скрытые факторы, поэтому он зачастую отличается от первоначальной концепции.

Запомните принцип Парето – при выполнении меньшей доли работы достигается значительный результат. Соответственно, основной объем выполняемых дел не приносит эффекта, но на этом фоне сильно выражены полученные достижения. Если большая часть приносит незначительную пользу, это еще не говорит о том, что она вообще не имеет значения.

Спрогнозированная эффективность нередко не превращается в успех, потому что работа подвержена воздействию многих факторов, неподдающихся контролю. Как правило, на практике все оказывается не настолько безоблачным, как вам представлялось.

Задачи закона Парето

Зная закон Парето, люди без труда могут выделять приоритетные направления деятельности, которые требуют особого внимания.

Можно обозначить основные постулаты закона Парето:

1. Для получения большей части запланированного делайте меньше действий.
2. Не всегда логичные поступки бывают правильными.
3. Промахи зачастую определяются незначительным количеством негативных условий.
4. Большее количество предпринимаемых действий, как правило, малоэффективно или полностью бесполезно для получения необходимого результата.
5. Чем больше заданий выполняется одновременно, тем ниже продуктивность.

Особенностью знаменитого принципа является возможность построения четкой структуры и классификации заданий на глобальные и не имеющие особой важности. Проведя анализ, можно выявить менее значимые, чтобы сэкономить время на их выполнении.

Ограничения закона Парето

Принцип Парето должен применяться с учетом его ограничений:

• Закон направлен на отражение объективной картины. Например, может произойти ситуация, что высококонкурентная продукция, которая приносит 80 % прибыли на данный момент, неожиданно потеряет привлекательность для покупателей из-за достижений науки и техники.
• В расчетах прибыли не учитывается эффект случайности. К примеру, рост потребительского спроса на товар под влиянием моды легко спутать с долгосрочной тенденцией.
• Принцип Парето не предполагает учета нематериальных эффектов. Так, к примеру, вложение средств в обучение сотрудников имеет незначительный количественный эффект в сравнении с альтернативными затратами, но может быть выгодным с точки зрения эффективности ведения бизнеса.
• Применение закона для сложных производственных структур имеет ограниченную ценность. Так, на производстве высокотехнологичных товаров игнорирование даже неважных по Парето действий может способствовать краху всего бизнеса.

Как работает правило «80/20»

Принцип Парето – это не четко утвержденное правило, которое отныне работает во всех сферах жизни. У данного закона есть определенные задачи, которые он помогает решать.

Польза принципа Парето:

• Умение грамотно расставлять приоритеты, чтобы не выполнять много задач одновременно.
• Избавление от синдрома перфекционизма для идеального выполнения того, что на самом деле важно.
• Разумное использование внутренней энергии, чтобы не выкладываться каждый раз полностью и избежать эмоционального выгорания.

Как применять закон Парето на практике

Человеческая жизнь не бесконечна, время ограничено, и его не хватит, чтобы справиться со всеми задачами и успеть реализовать все интересные проекты. Поэтому сегодня большое значение имеет умение сосредоточиться на том, что позволяет получить наибольшую эффективность.

Люди, которым удалось добиться успеха, пользуются принципом «80/20», делая это на уровне интуиции или осознанно. Они концентрируют внимание на усилении важных направлений. Остальные вопросы можно решать по остаточному принципу, а от выполнения некоторых действий стоит и вовсе отказаться.

Например, предприниматель, специализирующийся на ремонте квартир, выяснил, что основная часть заказов достается ему благодаря наличию инструмента, которым не обладают конкуренты, и безупречной репутации своего бригадира, который сгорит от стыда, если подведет его и заказчика. Это говорит о том, что инструменты всегда должны быть исправными и в наличии. Стоит разместить информацию об этом на рекламных ресурсах.

Есть смысл иметь некоторые приспособления в нескольких экземплярах для получения большего объема заказов. Также потребуется нанять дополнительных работников, имеющих опыт использования данной техники. Конечно, важно выстроить рабочие отношения с бригадиром таким образом, чтобы ему не пришло в голову перейти работать к конкурентам.

Однако отказываться от деятельности в дополнительных направлениях надо весьма осторожно. Возможно, среди них вы обнаружите то, что сформирует фундамент для получения высокого результата. Так, к примеру, деятельность бухгалтерии или обслуживающего персонала не приносят прибыли предприятию, но без их работы компания не сможет нормально функционировать. Это значит, что труд передовых сотрудников, которые добиваются результата, будет фактически бесполезен.

Рассмотрим, как применяется принцип Парето в различных сферах: например, в бизнесе и продажах, в управлении персоналом компании и при эффективном саморазвитии.

Управление персоналом

Как правило, только незначительная часть коллектива выполняет действия, приносящие большую часть прибыли. Зачастую это руководящий состав и топовые специалисты.

Конечно, сторож или уборщица не участвуют в производственном процессе, хотя без них в компании не обойтись. Или среднестатистический сотрудник среднего звена, который не заинтересован в построении карьеры, а просто ходит в офис отбыть рабочее время. Однако он выполняет рутинную работу и таким образом освобождает ключевых менеджеров, чтобы они могли сконцентрироваться на более важных задачах.

Даже самый медлительный член коллектива вносит свою долю в достижение успеха компанией. Поэтому необходимо проанализировать личностные черты всех членов команды, чтобы создать оптимальную стратегию управления персоналом, в основе которой лежит принцип Парето: передовиков необходимо всячески поощрять, увольнять явных лентяев, неинтересных компании, а среднее звено активно обучать и создавать мотивацию для развития.

Бизнес и сфера продаж

В любом бизнесе есть приоритетные услуги или товары, которые производители считают «локомотивами». Это одна или пара позиций, способных держать на себе всю конструкцию.

Такой товар всегда должен быть в наличии. На сайте компании ему стоит уделять больше внимания. На витринах магазинов подобные позиции обычно выставляют на виду, отдельно от других наименований, на специальных подиумах. Эта продукция может быть представлена в единственном экземпляре. Но когда клиент приобретает выставленный образец, продавец на его место выставляет такой же.

Сегодня разработаны специальные инструменты для определения приоритетной продукции:

• ABC-аналитика – способствует определению товаров и их групп, которые пользуются наибольшим спросом и вносят существенный вклад в прибыль предприятия;
• VEN-анализ – необходим для классификации товаров на жизненно необходимые и дополнительные;
• FMR-анализ – помогает отследить, какова частота продаж разных категорий товаров;
• матрица BCG – дает возможность классифицировать продукцию по доле занимаемого рынка и темпам.

Для идентификации наиболее важных клиентов широко применяется RFM-анализ. Он дает возможность четко определить, кто приобретает продукцию чаще и тратит больше денег.

Саморазвитие и обучение

Начиная новый проект или работу по саморазвитию, самым сложным этапом является определение первых действий. В настоящее время существует множество курсов по самосовершенствованию, лекций и советов экспертов. Легко, запутавшись в потоке информации, сбиться с верного курса.

Помочь в данной ситуации также может принцип Парето. Важно лишь выделить 20 % ключевых действий, которые нужно предпринять в начале пути.

Например, вы решили получить образование дизайнера и начать карьеру в данной сфере. Работодатели, как правило, предъявляют требования к владению широким списком программ, знаниям основ композиции, типографики, а также пониманию психологии человека. Если поставить для себя задачу выучить все сразу, а потом начать строить карьеру, добиться результата окажется практически невозможно.

Но есть вариант пойти по иному пути: определите тот объем знаний и навыков, с которым можно начинать делать первые шаги в профессии. Даже если это будут небольшие проекты только для себя и знакомых. Например, поставьте цель научиться создавать коллажи из фотографий с надписями для размещения в соцсетях.

Изучите пару самых распространенных приложений. Научитесь красиво компоновать элементы, узнайте, какие размеры изображений подходят для социальных сетей и как работать с различными шрифтами. Так вы уже сможете что-то показать потенциальным заказчикам, получить поддержку и продолжить саморазвитие.

Старайтесь комбинировать чужие успешные достижения и экспериментальную деятельность. Это даст возможность узнать, какая учебная литература и практические навыки помогут добиться результата наиболее быстро.

Любой человек может порекомендовать несколько книг или фильмов, которые оказали существенное влияние на его становление как личности, и при этом не вспомнить названия многих десятков трудов, которые его совсем не зацепили. Чтобы не тратить время на изучение бесполезной литературы, правильнее воспользоваться отзывами и рецензиями других людей.

Во время чтения можно воспользоваться правилом пятидесяти страниц. Суть его в следующем: если книга не заинтересовала вас за 50 прочитанных страниц, без сожаления откладывайте ее в сторону.

Алгоритм использования принципа Парето

Нельзя принимать алгоритм применения закона Парето по умолчанию. Его можно изменять в зависимости от направления:

1. Целеполагание: в начале работы важно сформировать цели и определить сроки выполнения.
2. Реальность: важно понимать, что можно сделать, обратившись за помощью к другим, а с чем можно справиться самостоятельно. Обратите внимание на имеющиеся навыки и помните о здравом смысле, проанализируйте опыт окружающих.
3. Сбор информации для составления плана будущей работы. Здесь важно воспользоваться теорией и опытом специалистов.
4. Оценика эффективности. Собрав необходимые данные, рекомендуется проанализировать эффективность результата и классифицировать сведения, опираясь на принцип Парето. Зная отведенные сроки, можно объективно оценить свои ресурсы и отказаться от выполнения лишних заданий, на которые просто не хватит времени.
5. Составить список дальнейших действий. Опираясь на него, легче составить перечень эффективных действий.
6. Отказаться от всего лишнего. Подумав, можно вычленить ненужное. Логично отказаться от решения деструктивных задач, которые не способны помочь в достижении желаемого за определенный период.
7. Изменение сроков выполнения задач. На основе имеющихся данных подкорректируйте разделы 4 и 5 в составленном списке.
8. Начало пути к цели. Имея конкретный план и поэтапную инструкцию для достижения цели, необходимо регулярно двигаться в выбранном направлении.
9. Анализ проделанной работы. Время от времени понадобится корректировать план: возможно, потребуется увеличить перечень задач, хотя рациональнее сокращать шаги, а не добавлять.

Примеры, где закон Парето встречается в жизни

Одежда и бытовые предметы

Множество покупок совершается «про запас»: сначала вещи складируются, затем переезжают в гараж или на дачу. И если они понадобятся, найти их будет крайне проблематично.

Некоторые товары действительно используются нечасто. Например, термобелье одевается всего пару раз за зиму, но в сильный мороз без него пришлось бы тяжело.

Распределение финансов на продукты

Сбалансированное здоровое питание не требует серьезных финансовых трат. Мясная продукция и овощи имеют в составе все микроэлементы, необходимые для жизни. При этом значительная часть денег тратиться на вредные продукты, без которых можно обойти.

Чипсы, шоколад и другие сладости, уличный фастфуд относятся к необязательным тратам. Сюда также можно отнести походы в кафе и приобретение табачной продукции, алкоголя.

Траты на еду составляют значительную часть расходов в большинстве семей. Рациональный подход к питанию дал бы возможность сэкономить.

Человеческое подсознание не владеет законом Парето, поэтому покупки определяются подсознательной установкой: «Я это хочу».

Обучающие курсы

По статистике, около 90 % студентов, посещающих различные курсы, не способны применить полученные знания на практике.

Здесь проблема заключается не в квалификации преподавателей. Скорее, студенты зачастую ожидают, что, заплатив деньги, они в один миг станут специалистами, но это невозможно.

В соответствии с правилом Парето всего 20 % обучающихся задумываются о дальнейшем развитии: ищут место прохождения практики, составляют клиентскую базу. Именно им курсы действительно принесут пользу.

Способы измерения эффективности

Чтобы выделить действительно важные задачи, специалисты рекомендуют постоянно придерживаться плана и развивать навыки концентрации на основных вопросах.

Методов четкого измерения эффективности деятельности по закону Парето не существует. Подобная оценка имеет, скорее, субъективный характер: ведь вы сравниваете результат, который удалось получить, со своими ожиданиями. Однако разработаны общие рекомендации, которым желательно следовать:

• Вещи. 

Принцип Парето в этой сфере действительно работает. Постарайтесь тщательно планировать покупки и трату средств. Если вокруг вас скапливаются вещи, которыми вы не пользуетесь, то без сожаления выбрасывайте хлам или отдавайте на переработку. Не стоит загромождать окружающее пространство.

• Информация. 

Виртуальное пространство в ваших устройствах со временем заполняется, и это также отражается на личной эффективности. Избавляйтесь от файлов и приложений, которые не используете, оставляя только действительно ценную информацию.

• Личные отношения.

Только 20 % людей из своего окружения мы уделяем существенное внимание и время. Не все пойдут с нами по жизни, многие отсеются в силу различных обстоятельств. Следите за тем, чтобы в ваш круг общения попадали случайные лица. Иначе в итоге вам не с кем будет поделиться радостями и переживаниями.

• Рабочая атмосфера. 

Часто люди на работе ведут себя весьма сдержано, а за дверями компании проявляют себя по-другому. Это объясняется высоким уровнем корпоративной культуры. Взаимодействуя в коллективе, человек трудится на благо предприятия. Но в этом случае принцип Парето также заметен: 80 % работников приносят всего 20 % прибыли. Чтобы не быть в числе отстающих, следует держать под контролем рабочий график, распределять загруженность и учиться делегировать задачи.

• Самообразование. 

Записывайтесь только на курсы, предоставляющие информацию, которая пригодится в будущем. Составьте план саморазвития, совершенствуйтесь и повышайте уровень профессиональной квалификации.

Часто задаваемые вопросы о принципе Парето

Почему пропорция составляет именно 80 на 20?

Вначале данная теория казалась нелогичной, поэтому ее проверяли посредством различных экспериментов. Результаты исследований позволяют сделать вывод, что в большинстве случаев принцип Парето работает.

В реальности пропорция 80 на 20 – это, скорее, приблизительные цифры. Наблюдаются и другие соотношения, к примеру, 70/30, 90/10 или 60/40. Но суть в том, что никогда не будет 50/50. Меньшая часть во многом определяет бóльшую.

Важно ли знание закона Парето в повседневной жизни?

Принцип Парето представляет собой фундаментально важное явление, которое существует вне зависимости от современных тенденций или экономических условий. Его можно с успехом применять в любых временных рамках и отраслях. Важно помнить про действие этого закона при составлении бизнес-плана или программы саморазвития. Для достижения желаемого не всегда надо делать много. Гораздо важнее качество.

Принцип Парето применим даже при выборе гардероба. По статистике, люди активно пользуются лишь 20 % вещей, висящих в шкафу. Если, например, продать ненужную одежду, то на вырученные средства можно приобрести более подходящую.

Для чего используется правило Парето?

Принцип Парето способствует повышению собственной эффективности, достижению важных целей в профессиональной и личной жизни, активизации саморазвития. При этом огромное значение имеет точное понимание того, что необходимо предпринять, чтобы достичь намеченного результата. Таким образом, данное правило успешно применимо в случае актуализации приоритетов, а иногда и при грамотном перераспределении задач.

В каком случае следует рассматривать диаграмму Парето?

Она используется для определения более значимых и важных факторов, которые оказывают влияние на несоответствия или брак. Это позволяет установить приоритетность действий, которые следует предпринять, чтобы решить проблему.

Кроме этого, диаграмма и правило Парето позволяют разделить обстоятельства на основные и несущественные.

В чем суть принципа Парето?

Правило Парето основано на закономерности, гласящей, что 20 % действий способны привести к 80 % результата. Если разделить свою деятельность на небольшие этапы, данный закон помогает четко выделить те, которые оказывают наибольшее влияние на конечный результат.

Принцип Парето – это повод задуматься и определить, какое из заданий стоит максимальных усилий. Он помогает исключить напрасную трату времени на ненужные задания, ослабить проявления перфекционизма и действительно сделать жизнь легче. 

Выделение важных 20 % дает возможность лучше понять себя и дело, которым занимаетесь. Наряду с этим 80 % сопутствующих задач поддерживают уверенность в успехе, возникает чувство, что энергии хватит на осуществление всех намерений.

Материл основан на следующих источниках

1. Женщины России
2. Психологическая газета
3. PsyJournals.ru
4. Комитет государственной думы по фопросам семьи, женщин и детей
5. Союз женщин России