Как правильно планировать: методы эффективного тайм-менеджмента

Что дает? Правильное планирование – ключ к успеху в любом деле.

Что делать? Начните с определения главных целей и задач. Разбейте их на маленькие шаги, чтобы упростить выполнение.

Управление временем

Планирование времени играет важную роль в достижении успеха и личного развития. В основе этого процесса лежит определение целей в жизни (миссии) и методов их достижения, анализ внутренних и внешних факторов. Это первоочередный шаг на пути к успеху, который требует надлежащей проработки.

Для того чтобы организовать свое время, существует подход, разработанный известным коучем Стивеном Кови. Главная идея его в том, что каждый человек исполняет различные роли в своей жизни (родителя, друга, сотрудника и т. д.), и успешное управление временем требует структурирования и балансирования этих образов.

Положение дел в жизни всегда может меняться и зависит как от внешних, так и от внутренних факторов. Чтобы быть готовым к новым вызовам и возможностям, нужно быстро реагировать на эти изменения, а значит, координировать свое время, то есть актуализировать цели, планы и роли.

Поддерживать себя в тонусе на пути к достижению своих целей помогает мотивация. Эффективное использование времени требует побуждения к активным действиям. Если раньше основным стимулом была финансовая составляющая (во времена Адама Смита), то сейчас люди проявляют нематериальную заинтересованность не меньше, например, удаленная работа, сплоченный команда, карьерный рост.

Контролировать время – значит устанавливать временные рамки, анализировать и оптимизировать потраченное время. Необходимо обращать внимание на проделанную работу – это придает мотивации и наполненности.

Исходя из вышеизложенного, управление временем обеспечивает баланс между работой, отдыхом и личной жизнью, дает мотивацию и уверенность в своих достижениях, а также позволяет быть удовлетворенным качеством жизни. Планирование, организация, координация, самомотивация, контроль, знание базы тайм-менеджмента – все эти элементы составляют основу управления временем.

Принципы планирования рабочего времени

Чтобы научиться правильно планировать время, нужно разобраться с тем, что значит «планирование» и каковы его принципы.

Планирование – это процесс распределения времени для решения как краткосрочных, так и долгосрочных задач, оптимизирующий трудовые будни.

Правильно выбранные приоритетные цели, ограничение времени на их реализацию, организация работы команды являются фундаментом при планировании. Формирование и распределение задач трудового дня происходит с учетом целей организации.

С помощью качественного плана можно:

• определить, какие задачи следует выполнить в первую очередь;
• понимать, какие поручения можно делегировать;
• структурировать работу над проектами;
• принимать оптимальные решения;
• эффективно распределять нагрузку между специалистами;
• запланировать свободное время;
• повысить эффективность и успех команды.

Как правильно планировать

В современном мире планирование является неотъемлемой частью успешной и сбалансированной жизни. Всем известно ощущение, когда хочется успеть все и сразу: выделить время для работы, семьи, увлечений, путешествий, правильного питания, здорового сна. Но, к сожалению, это не всегда возможно. Как же планировать время эффективнее, чтобы избежать паники и срывов сроков?

Определитесь с «носителем» планов

Если ваша жизнь богата на события, то держать планы в голове не самая лучшая идея. Разнообразие инструментов для планирования, к примеру, еженедельников или приложений в смартфоне, поможет каждому найти оптимальный метод фиксации расписаний.

Это позволит объективно оценить свою занятость как в ближайшее время, так и на будущее, записать даты важных занятий и встреч, а также управлять своим временем и ресурсами более эффективно. Конечно, не стоит доходить до банальностей и абсурда, расписывая, когда сходить в магазин или выкинуть мусор, что отнимает больше времени, чем само выполнение задач.

У приложений и планеров есть отличная опция «напоминание», которую можно задействовать в нужный для вас момент. К примеру, «напоминалка» уведомит вас о запланированном телефонном звонке за 30 минут до него или о приеме лекарств – за 10 минут. Таким образом вы разгружаете свою голову, не задумываясь о деталях.

Разделяйте совместные планы

Помимо планирования личного времяпровождения, существуют и совместные программы с друзьями, близкими, коллегами или знакомыми, которые не всегда зависят только от вас. Например, посещение достопримечательностей, культурных мероприятий, экскурсий или ресторанов. Такое интенсивное планирование требует большей вовлеченности и отнимает время и силы. Поэтому не стоит все возлагать на свои плечи, разумно вовлекать каждого в процесс принятия решений, если планы общие.

Тем самым вы не допустите следующих ошибок:

• каждый человек имеет свои интересы и желания, и у него могут быть личные планы, которые с вашими просто не совпадают;
• вы сэкономите свои ресурсы при совместном планировании, распределяя ответственность между участниками.

Ситуация может складываться таким образом, что человек проявляет пассивность в процессе планирования, что говорит о недостатке его вовлеченности, а то и вовсе об отсутствии заинтересованности во встрече. Будьте уверены, создавать свои планы гораздо приятнее и полезнее, чем решать за других взрослых людей.

Оставляйте свободное время

Ни в коем случае не стоит перегружать свое расписание делами и задачами до предела. Привычка заполнять каждый час и желание сделать все и сразу, не оставляя места для отдыха и восстановления, может привести к выгоранию и истощению. Очень важно заботиться о себе и трезво оценивать личные возможности и силы, устанавливая свои ограничения.

Возьмите за правило посвящать часть дня абсолютной свободе и релаксации, делать то, что вам хочется в данную минуту, будь то прогулка или «просиживание» дивана. Это нормальное, адекватное явление, позволяющее расслабиться, перезарядиться и восстановить силы после повседневных забот и напряжений.

Выставляйте приоритет

Как в рабочих моментах, так и во время отдыха, если планов много и все нужно успеть, как правило, страдает качество выполненной работы и проведенного досуга. Как говориться, главное – не количество, поэтому лучше одна уютная вечеринка с друзьями, чем несколько мимолетных встреч, на которых общение поверхностное и в спешке.

Жесткая и справедливая расстановка приоритетов – главный фактор, исключающий плохое качество выполнения планов. В этом контексте правильный расклад подразумевает способность распределять дела, справедливый – поступиться интересами ради качественной работы.

Отличная стратегия для эффективной организации деятельности – это не более трех важных задач за раз. К оставшимся делам с низким приоритетом можно приступать только после выполнения основных.

Рассмотрите форс-мажоры

Наиболее неприятными обстоятельствами даже при самых тщательно продуманных планах, расставленных приоритетах, назначенных встречах могут быть форс-мажоры.

Предугадать или знать заранее все негативные варианты развития события просто нереально. Преодолеть препятствия поможет один действенный способ, который заключается в психологической подготовке себя к тому, что все задуманное может пойти не так гладко.

Разработка универсального «плана Б» – это замечательный метод справляться с непредвиденными обстоятельствами, сохранять спокойствие в сложных ситуациях. Если встреча отменяется, то в освободившееся время можно сходить в тренажерный зал, перекусить в кафе или отдать предпочтение другим пунктам.

Планирование на каждый день

Как планировать свой день, люди выбирают каждый по-своему. Это может быть обычный список дел или «жесткая» система планирования, также есть различные методы, например, техника Айви Ли. Поговорим о некоторых из них:

Обычный список дел

Простой, но мощный инструмент для многих. Просто записываете все, что нужно сделать, и зачеркиваете по мере того, как только задача выполнена. Можно использовать обычную бумажку или приложение на смартфоне.

Несмотря на обыденность, данный метод очень значимый:

• Обычный список дел − база к другим подходам планирования. Все, что мы здесь рассмотрим, на самом деле, является трансформацией обыкновенного списка.
• К нему можно применить большое количество приемов тайм-менеджмента, что сделает план комфортным и продуктивным.

Метод Айви Ли

Это классический способ планирования, который разработал известный пиар-гуру первой половины XX века Айви Ли.

Суть в следующем: создаем список дел, каждому присваиваем степень важности: 1 – самое важное дело, 2 – менее важное и т. д.

Начиная выполнять задачи по порядку с начала списка, нельзя переходить к следующей, пока текущая не закончена.

Метод помогает фокусировать внимание на самом важном. Даже в наименее продуктивный день, когда дела идут не очень, мы успеваем выполнить наиболее ценные задания, которые принесут 80 % успеха.

Что касается планирования встреч или «жестких» задач (привязанных ко времени), то в данном случае метод Айви Ли не подходит. Такую нагрузку придется продумать отдельно.

Метод «1-3-5»

Основной замысел заключается в планировании только девяти задач на день (напоминает метод Айви Ли, только представляет собой пирамиду):

• Одна большая задача (выполнять в первую очередь).
• Три средних задачи (выполнять во вторую очередь).
• Пять маленьких задач (выполнять по остаточному принципу).

Не поместившиеся в список цели переносят на следующий день или отменяют.

С одной стороны метод «1-3-5» помогает нам не погрязнуть в делах, устанавливая строгий лимит на количество задач, тем самым сортируя наиболее важные и значимые, но с другой – он имеет два ограничения:

• невозможно планировать встречи и другие «жесткие» задачи;
• не подойдет в случае большего количества задач.

Метод «АБВГД»

Нужно составить список задач из пяти групп, прикинув последствия их выполнения или невыполнения:

• А – серьезные последствия для жизни.
• Б – менее существенные результаты.
• В – без особых последствий.
• Г – задачи, которые можно делегировать.
• Д – бесполезные и вредные задания.

При большом количестве задач в группах нумеруем их по важности (А1, А2 и т. д.).

Выполнять начинают задачи из группы А, далее Б и В по порядку. Задания из группы Г стремятся делегировать, а из Д не выполняют вовсе.

Если нужно сосредоточиться на делах, которые оказывают влияние на вашу жизнь, то метод «АБВГД» как раз кстати.

Какие правила тайм-менеджмента могут помочь

Казалось бы, что может быть проще - найти свободное время и запланировать дела, но в реальности придерживаться плана получается не всегда. Тайм-менеджмент будет хорошим помощником в том, чтобы оставлять задачи в пределах расчета, а важным сферам уделять заслуженное внимание.

Понимая, сколько времени есть в наличии каждый день, следует определиться, как осознанно его потратить. Далее поговорим о нескольких ключевых принципах, которые в этом помогут:

Ставьте цели

Чтобы желаемое стало действительным, необходимо поставить перед собой конкретную цель и назначить сроки ее достижения. Тем самым мы делаем свои усилия более сфокусированными и направленными.

Цели следует разбить на долгосрочные и краткосрочные. Первые выступают в роли ориентира, в направлении которого вы двигаетесь, и чаще всего занимают достаточно большой промежуток времени: 2, 5, 10 и более лет. Например, покупка машины, недвижимости, накопление сбережений.

Для некоторых долгосрочных целей важно поддерживать постоянную активность, чтобы не остановиться в развитии. В этом смысле такими могут считаться спортивные показатели, получение образования, повышение квалификации, поддержка коммуникации с людьми.

Планомерно двигаясь к заветной долгосрочной цели, вы шаг за шагом приближаетесь к своей мечте. Как правило, подобные задачи имеют четкие временные рамки и легко измеримый результат.

Задумайтесь, чего бы вы хотели достичь спустя год или больше. Если с целью определились, то установите стадии ее выполнения. Допустим, у вас появилось желание изучить новую специальность, что является долгосрочной задачей. Ее нужно разбить на краткосрочные: пройти профориентирование, выбрать направление, записаться на обучение, подготовить и защитить дипломный проект.

Расставляйте приоритеты

Когда так много дел, что на каждое времени не хватает, выбор становится критически важным. Идеальным вариантом является распределение дел по важности и срочности. Но не всегда получается сделать правильный выбор, таким образом мы зря теряем время и отстаем от плана.

Воспользовавшись матрицей Эйзенхауэра, задачи можно разделить на четыре категории с расстановкой приоритетов:

• Важное срочное – задачи, которые нельзя откладывать или они связаны с форс-мажором. Такие дела имеют решающее значение в определенный момент жизни и требуют немедленного вмешательства. Ими нельзя пренебрегать, так как можно лишиться жизненно важных ресурсов.
• Важное несрочное – стратегические задачи долгосрочного характера. Они не «горят», их можно выполнять размеренно и спокойно. Но затягивать с ними не стоит, иначе дела станут важными срочными. Именно в этой группе полезно применение тайм-менеджмента.
• Неважное срочное – задачи рутинного типа, которые почти не сближают вас с собственными целями. На них уходит время, а особого значения они не имеют. Такие дела лучше делегировать.
• Неважное несрочное – наши любимые, приятные, но ненужные дела, отнимающие время и не приносящие никакой практической пользы в долгосрочной перспективе.

Когда дел много, а времени в обрез, матрицы Эйзенхауэра может быть недостаточно, и с расстановкой приоритетов могут возникнуть неприятности. При таком сценарии нужно выяснять срочность задач у коллег и запрашивать два дедлайна: желательный и крайний. Также спросить у заказчика, по какой причине он требует получить результат раньше.

О степени важности выполнения заданий можно узнать у руководителя, когда срочные распоряжения поступают в большом объеме. Но если вы сами расставите приоритеты, то получите положительную реакцию от шефа.

Осваивайте новое постепенно, но регулярно

Учиться чему-то новому всегда непросто, тем более, когда нужно уделять этому достаточное количество времени. Это непривычно с точки зрения устоявшегося образа жизни, мозг сопротивляется и создает препятствия для усвоения новой информации, запускает процесс прокрастинации. Поэтому лучше всего вырабатывать новую привычку дозированно, начать с малого и постепенно увеличивать время изучения нового занятия.

Самое главное в постижении нового – это регулярность повторения, так как если этого не делать, полученные навыки с легкостью забудутся. Если вы взяли курс на обучение новой специальности и решили посвящать этому три дня в неделю, стремитесь не уклонятся от заданного «маршрута», включите это время в планы и устраните отвлекающие моменты.

Методы тайм-менеджмента

Список часто используемых приемов тайм-менеджмента:

• Вечерняя подготовка. 

Как рабочие, так и индивидуальные задачи на следующий день фиксируются в конце действующего. Записав все в планер, нагрузка распределяется равномерно, а вы последовательно идете к намеченной цели.

• Дедлайны. 

Ограничение по времени на выполнение работы заставляет сотрудников сосредоточиться, исключить прокрастинацию, следовательно, выполнить проекты вовремя. Крайние сроки человек устанавливает себе сам или же вышестоящее руководство.

• Правило трех (метод К. Бейли). 

Данная техника подходит для долгосрочных целей. Основная идея состоит в выполнении трех значимых задач в день. Ежедневно ставят перед собой новые задания, что помогает фокусироваться на нескольких приоритетных и повышать результативность.

• Техника 10 минут. 

Задача, которая кажется неподъемной, может оказаться совсем несложной, если вы потратите на нее 1/6 часа, а затем запланируете передышку. Напряжение в таком случае уйдет на второй план, и вы сможете спокойно продолжать работать, так как поймете, что глаза боятся, а руки делают.

• Поедание «лягушки» (метод Б. Трейси). 

Чаще всего в начале рабочего дня люди бодры и энергичны, поэтому данная методика рекомендует выполнять трудные задачи утром. Нам проще справиться с заданием, когда мы в ресурсе. После того как «лягушка» съедена, еще остались силы для продуктивного выполнения следующих пунктов плана.

• Автофокус (метод М. Форстера).

 Подходит для людей, не ставящих перед собой дедлайнов. Заключается в составлении списка дел и выбора приоритета путем интуиции. Именно в этом подразумевается автофокус. Все, что выполнено, – вычеркивают, незавершенное – переносят в конец.

• Канбан-метод. 

Данный прием помогает рационально распределять нагрузку в команде, ставить задачи, оценивать их продвижение и успевать за дедлайнами. Осуществляется посредством использования флипчарта или приложения.

Суть заключается в составлении трех столбцов из этапов нужного процесса. Наименования к ним могут быть разными, главное, чтобы сохранялся смысл. Например, 1-й столбец – «К работе», 2-й – «В работе», 3-й – «Готово». Затем в первой колонке ставятся задачи, по мере выполнения их передвигают в соседний столбец слева направо. Метод позволяет команде вместе идти к цели, оценивать прогресс, открыто обмениваться информацией.

• Хронометраж (метод Г. Архангельского). 

Действие метода основано на фиксации длительности совершаемой работы, что развивает своего рода внимание к деятельности. Все действия, которые запланированы на день, заносят в таблицу. Через определенный промежуток времени отмечают совершаемые дела и затраченное на них время.

Со временем, когда человек выработал привычку добавлять пояснения, КПД или оценивать эффективность процесса, таблицу усложняют. Метод заставляет проводить анализ своей деятельности и оптимизировать время.

• Правило двух минут. 

Суть в том, чтобы решать несложные задачи мгновенно и без промедления, не перегружая свой график и повышая эффективность.

• Getting Things Done (метод Д. Аллена). 

Основным принципом приема является фиксирование всех дел, даже незначительных, чтобы не грузить мозг и сконцентрироваться на мышлении, а не на хранении. Предлагается записывать и систематизировать информацию как удобно; думать о решении, искать выход, а не «тонуть» в проблеме; погружаться в решение только одной задачи, которую выполняете прямо сейчас, тем самым отсекая многозадачность.

Существуют и другие методы управления временем типа введения временных блоков, тайм-менеджмента с учетом хронотипа.

Ошибки планирования

Основные ошибки при планировании:

• Неграмотная расстановка приоритетов. Эффективность увеличивает реализацию важных дел. Все остальные решаются после срочных заданий.
• Избыточное внимание к простым вопросам. Закон Парето гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата при правильном подходе к решению задач.
• Отсутствие отдыха. Большой объем дел, что мы выполняем в течение дня, снижают работоспособность. Есть риск спровоцировать эмоциональное выгорание, если не будет перерывов.
• Нерациональная трата времени в решении задач. Чрезмерное общение с коллегами, долгие телефонные разговоры, прокрастинация ухудшают производительность. Нужно наблюдать за продуктивностью своего дня, оценивать результаты и оптимизировать время.
• Регулярная многозадачность в работе. Одновременное выполнение нескольких заданий, совмещение разноплановых типов деятельности приводит к снижению внимания. Умственная работа должна разбиваться на этапы, поэтому выполнять задачи нужно в рамках временного цикла с перерывами.

Тайм-менеджмент полезен с точки зрения оптимизации времени, своевременного выполнения запланированных задач без грубых ошибок.

Часто задаваемые вопросы о планировании

Что дает планирование?

Без планирования невозможно точно определить, какое количество ресурсов потребуется на выполнение задач на пути к поставленной цели. Обдумывая этапы реализации и прогнозируя ошибки, вы существенно экономите время и силы. Составление плана позволяет избежать ощущения бездействия и стимулирует поддержание рабочей активности. Затраты на этот процесс окупают себя вдвойне.

С чего начинается планирование?

Отправной точкой является определение цели и постановка главной задачи, так называемой миссии или ориентира, которую разделяют на четкие промежуточные этапы.

Как важная составляющая часть тайм-менеджмента, планирование при правильном подходе позволяет заметно увеличить его эффективность.

Что определяет планирование?

Планирование определяет связанные между собой задачи, которые нужно выполнить для достижения цели, порядок их выполнения и ресурсы для реализации. Получение качественного результата в итоге происходит за счет эффективной расстановки сил во времени.

Материл основан на следующих источниках

1. Российское психологическое общество
2. Psychology Today
3. Женщины России
4. Комитет государственной думы по фопросам семьи, женщин и детей
5. Союз женщин России